株式会社Nico
AI不使用でも10万文例から瞬時に書類作成、現場の負担削減と離職防止を同時に実現
介護の現場は、身体的にも精神的にも大きな負担がかかる業務が多く、さらにその大半を圧迫するのが膨大な書類作成です。記録や計画書などを、一から考えながら丁寧に作り上げる作業は時間も労力もかかり、限られたスタッフで回している職場では負担感が一層増します。
こうした現状を打開すべく、新たに開発されたWebアプリ『ケアスマイリー』が注目を集めています。
AI依存型の文章作成ツールとは異なり、事前に用意された10万件の文例データベースをコピー＆ペーストするだけで、必要な書類をスピーディに完成。操作もシンプルなので、パソコン操作が苦手な職員でも抵抗なく取り入れられます。今まで書類作成に追われて利用者と十分に向き合えなかった—そんな介護職員の悩みを解決し、現場の負担を大幅に軽減することが期待されています。
■日々のケアを圧迫する「書類作成」という重荷
介護職員に求められる業務は多岐にわたります。利用者への直接的な介助やコミュニケーション、リハビリの補助、時にはご家族との連絡・調整など気を抜く暇がありません。その一方で、「必要だけれども時間と手間がかかりすぎる」として多くの職員が苦労しているのが記録や計画書など、書類作成に関する業務です。
中には、事務所に戻ってからの残業時間のほとんどを記録や計画書の作成に費やす職員も少なくありません。限られた人数の施設や在宅介護事業所では、1日の流れがハードスケジュールになりやすく書類はどうしても「業務後のやること」になってしまうケースが多いのです。「もう少し楽にできる方法があれば…」と、誰もが感じたことがあるのではないでしょうか。
■AIに頼らず、質の高い文例を「選ぶだけ」
そこで新登場したのが、Webアプリ『ケアスマイリー』。既存のAI活用型のツールのように自動生成された文章を使うのではなく、あらかじめ用意された10万件超の文例データベースの中からコピー＆ペーストで書類を作成する仕組みになっています。
「AIが作った文章だと、現場で使う言葉や表現が微妙に異なる」「生成内容が正しいか確認に手間がかかる」などの声もあり、AI型のツールに抵抗を感じる介護職員や施設長は決して少なくありません。そこで、あえてAIを採用せず、専門家監修の豊富な文例を提供することで、安心して書類が作成できる環境を整えました。
■コピー＆ペーストで瞬時に完了できる理由
『ケアスマイリー』最大の特徴は、必要な文例を探して貼り付けるだけという簡単さです。
◾️10万件超の文例データベース
ケアプランや介護記録、利用者への報告書など、介護現場で頻繁に求められるあらゆる文書に対応した文例が揃っています。
◾️多様なバリエーションを網羅
利用者の身体状況やケアの目的に合わせ、内容が異なる文例が多数用意されているので現場ごとの実情にマッチした文章を簡単に反映できます。
◾️使いやすい検索機能
キーワード検索やカテゴリ分類により、自分が欲しい表現や書式をすぐに見つけ出せるため文章をイチから組み立てる必要がありません。
特にパソコンが苦手な職員でもすぐに操作に慣れやすいことが大きなメリットです。
複雑な手順や設定は必要なく、手持ちのPCやタブレット、スマートフォンからインターネットを経由してログインし直感的に利用できます。
■現場の声：書類作成のストレスから解放される
既に試験導入した介護施設からは、次のような声が寄せられています。
・「月に数回ある計画書の作成が1時間かかっていたのが10分以内で済むようになった。細かい文章は文例を選ぶだけなので、記入漏れの心配も減った」（在宅介護事業所 管理者）
・「AIの文章だと時々『これは実際とはちょっと違う…』という違和感があったけれど、『ケアスマイリー』の文例はどれも実務をわかっている言い回しなので安心して使える」（デイサービス 介護福祉士）
・「これまで、ケア記録をどう書けばいいのかわからず悩んでいた新人スタッフの教育が楽になった。参考になる文例が豊富にあるので書き慣れていない人でもある程度のレベルで作成できる、最終チェックを管理職が実施するだけでした」（有料老人ホーム 施設長）
このように「文章を考える手間が減る」「表現のバリエーションが増える」「記入ミスが減る」「新人やパートスタッフの教育コストも下がる」といった多数のメリットが実感されています。
■膨大な書類作成時間を削減し、人手不足の現場を支援
介護の世界では、深刻な人手不足が慢性化しています。採用難や離職率の高さが叫ばれる一方で需要は増えていくばかり。さらに介護職員の残業や休日出勤の理由の多くは、記録・書類関連の業務とも言われています。
『ケアスマイリー』の導入で書類作成の時間を短縮できれば、残業を減らして人件費削減につなげられるだけでなく、職員のワークライフバランスが改善し精神的な負荷も軽くなります。
結果として離職防止にも大きく貢献できるでしょう。現場の声を深く反映したソリューションこそが介護職員たちの本当の味方となるはずです。
■施設経営にもプラスになる「業務効率化」
書類作成が早く終わることでスタッフが利用者と向き合う時間をより確保できるようになり、ケアの質も向上しやすくなります。これは、利用者満足度が上がるだけでなく外部機関の評価にもプラスに働きます。結果として施設経営の安定化につながりやすく、経営者や管理者の視点から見ても『ケアスマイリー』は大変魅力的なツールです。実際に同ツール導入施設からは「短縮された時間を研修や勉強会に充てられるようになり、職員のスキルアップが進んだ」「利用者家族にも丁寧な説明を行う余裕が生まれ、信頼度が増した」といった事例も報告されています。
■まとめ：『ケアスマイリー』がもたらす新しい働き方
・10万件超の文例データベースから必要な文章をコピー＆ペーストするだけで、面倒な書類がスピーディに完成
・AI不使用でも専門家監修の高品質な文例が揃い、正確・安心な書類作成を実現
・書類に費やす時間を大幅に削減し、残業と人件費の削減や離職防止にも期待大
・誰でも使いやすい画面設計で、ITに不慣れな職員や新人スタッフの教育も効率化
「日々の業務負担をどうにか減らしたい」「もう少し余裕をもって利用者と向き合いたい」「離職率を下げて現場を安定化させたい」と願うすべての介護事業者にとって、導入を検討する価値のあるサービスといえるでしょう。
【お問い合わせ先】
会社名：株式会社Nico
Webサイト：https://www.caresmily.com/
お問い合わせフォーム：https://www.caresmily.com/contact
電話番号：050-5799-0339