株式会社スマテン
“報告書地獄”からの解放。総務担当者がラクになる仕組みとは？
専門家も悲鳴！ビル管理業務、負担の大きい業務トップ3
ビル管理従事者120名にアンケートを取ったところ、ビル管理業務で負担が大きいとされるのは、法令点検そのものに加え「報告書作成」や「事前準備」といった付帯業務です。これらは一見補助的に見えますが、現場では書類の様式確認や資料の収集、写真整理、内容精査など、多くの時間と労力を要します。
専門業者でさえ、こうした事務作業に多くの時間を割かざるを得ないのが実情です。兼任でビル管理を担う総務担当者であれば、その負担は計り知れず、本来の業務に割くべき時間が圧迫される大きな要因となります。
こうした付帯業務の中でも、特に多くの担当者を悩ませているのが「報告書の管理」です。様式や提出方法のバラつきが、作業効率だけでなく、緊急時の対応スピードにも影響を与える大きな課題となっています。
「報告書、どこだっけ？」が命取りに。管理の煩雑さが最大のリスク
管理業務における最大の課題として最も多く挙げられたのは「報告書様式の違いや管理の煩雑さ」でした。法令点検後に提出される報告書は、業者ごとにフォーマットや記載方法が異なり、時には手書き、PDF、エクセルなど形式もバラバラ。こうした差異が、整理・検索・共有の効率を大きく下げています。
さらに、複数の委託業者とのやり取りも管理の複雑さに拍車をかけています。点検スケジュールの調整、必要書類の回収、修繕対応の依頼など、各業者ごとに異なるルールや連絡方法に対応する必要があり、情報が分散しやすい環境が生まれています。
このような状況では、いざ事故や行政からの問い合わせが発生した際、「該当の報告書がすぐに見つからない」という事態が起こりかねません。報告書をただファイリングして保管しているだけでは、緊急時に必要な情報がタイムリーに取り出せず、法的リスクや対応遅延に直結する可能性があります。
総務担当者への示唆は明確で「業者ごとにバラバラの書式で提出される報告書。ファイリングして保管するだけでは、いざという時に必要な情報がすぐに見つからない」という事態に陥りがちです。
つまり、形式や保管場所を統一し、検索性を高める仕組みづくりこそが、リスク回避の第一歩となります。
コストと信頼性だけで大丈夫？業者選定の落とし穴
続いて建物の法令点検業者を選定する際に最も重視されるのは、「価格・コストパフォーマンス」と「企業の信頼性」でした。コストを抑え、かつ安心できる実績を持つ業者を選ぶことは当然の判断と言えます。
しかし一方で、業務効率化や情報管理の精度向上に直結する「最新技術（システム等）への対応力」を重視する企業は、まだまだ少数派です。例えば、クラウドによる報告書共有や、オンラインでの点検進捗確認、モバイル端末を活用した現場入力といった仕組みは、担当者の負担を軽減し、管理品質を高める効果がありますが、導入は後回しにされがちです。
問題は、目先のコスト削減が、結果的に「見えないコスト」を増やしてしまう点です。紙ベースの報告書管理や手作業でのスケジュール調整は、時間的負担となり、担当者の残業やヒューマンエラーの温床となります。さらに、最新技術を取り入れない場合、将来的な法改正や点検基準の変更に柔軟に対応できず、再び大きな手間と費用が発生するリスクもあります。
「目先のコストだけで選ぶと、結果的に担当者の見えない時間的コストが増大し、管理不備のリスクを高める可能性があります。」
価格や信頼性はもちろん重要ですが、それに加えて「DX対応力」を業者選定の新たな基準に組み込むことが、これからの時代の賢い判断と言えるでしょう。
課題解決の鍵は『DX』。現場の半数が専用ツールに期待
アンケート調査では、業務効率化に有効な手段として、約半数が「専用の点検ソフトウェア」を挙げました。これに続き、「クラウド型業務管理システム」や「タブレット／スマホ活用」への期待も高く、現場の課題解決のカギがデジタル化（DX）にあることが明らかになっています。
こうしたツールは、単なるデータ入力や保存のためのものではありません。例えば、専用の点検ソフトウェアは点検結果をその場で入力・送信できるため、報告書作成の時間を大幅に短縮できます。また、クラウド型の業務管理システムを活用すれば、業者・担当者間での報告書や点検履歴の共有がリアルタイムに行え、形式の違いや保管場所の分散による検索時間のロスを解消できます。
さらに、タブレットやスマホで現場から直接データを登録できれば、写真や備考情報も即時反映され、事務所に戻ってからの作業はほぼ不要に。これにより、「報告書作成・管理」や「スケジュール調整」といった負担の大きい付帯業務を、根本から効率化することが可能です。
ビル管理におけるDXは、単なる業務の省力化ではなく、緊急時の迅速な対応や法的リスク回避、担当者の残業削減にも直結します。
「専用ツール＋クラウド＋モバイル活用」という3つの柱を導入することこそが、これからのビル管理における最も確実な課題解決策といえるでしょう。
ビル管理DXサービス「スマテン」のご紹介
スマテンは、消防点検をはじめとするビル管理業務の効率化を実現するクラウドサービスです。報告書作成・管理のDX: クラウド上での報告書作成支援、ペーパーレス化、データの一元管理・検索機能。スケジュール・タスク管理: 点検漏れを防ぐリマインダー機能、進捗状況の可視化。情報共有の円滑化: 関係者間でのスムーズな情報共有、コミュニケーションコストの削減。モバイル対応: スマートフォンやタブレットで現場から直接記録・報告が可能。 スマテンは、今回の調査で明らかになった「報告書管理の煩雑さ」「業務効率の悪さ」「スケジュール管理」といった現場の課題を直接的に解決し、ビル管理担当者の負担軽減、コスト削減、コンプライアンス強化に貢献します。
無料ガイドのダウンロード
建物の法令点検は、初めて担当される総務の方にとって「何から手を付ければ良いのか分からない」「専門用語が難しい」といった不安がつきものです。そこで、そんな素朴な疑問や悩みを解消するために、わかりやすく丁寧にまとめた『事前にチェック！総務担当者のためのビル法令点検 簡単ガイド』を無料でご提供いたします。
本ガイドブックでは、
-
法令点検の基本的な流れ
-
事前準備のポイント
-
実際の点検時に気をつけるべきこと
など、総務担当者の方が押さえておきたい重要ポイントをシンプルに解説しています。
これから法令点検を進める方、担当者が変わる予定の方はぜひこの機会にチェックしてください。
ダウンロード方法
下記のボタンから簡単なアンケートにご回答いただくだけで、どなたでも無料でガイドブックをダウンロードいただけます。ぜひお気軽にご利用ください。
